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Ich führe seit ein paar Jahren ein kleines Familienpflegeunternehmen und merke immer mehr, dass ich in der Verwaltung versinke. Angebote schreiben, Rechnungen, Telefon annehmen wenn ich grad unterwegs bin – das frisst so viel Zeit. Ein paar Kolleginnen haben mir jetzt geraten, einen externen Büroservice dranzuholen, aber ich weiß gar nicht wo ich anfangen soll. Was lagert ihr eigentlich konkret aus? Lohnt sich das schon bei einem kleinen Betrieb mit 4-5 Leuten? Würde mich interessieren was das so kostet und ob ihr damit zufrieden seid.
Bei uns (auch kleines Unternehmen, 6 Mann) haben wir zunächst nur den Telefonservice ausgelagert – also eine externe Stelle, die Anrufe annimmt wenn niemand rangeht und Nachrichten weiterleitet. Das war der erste Schritt und hat schon enorm geholfen. Kostet bei uns um die 80-120€ im Monat je nach Volumen. Danach haben wir auch die vorbereitende Buchhaltung dazugenommen, also Belege sortieren, Rechnungen erfassen usw. Das macht jetzt eine Büroservicefirma, und mein Steuerberater freut sich auch, weil alles ordentlicher reinkommt.
Ich hab damals für meinen Mann, der selbstständig ist, nach sowas gesucht und bin dort gelandet – die machen genau das, was du beschreibst: Schriftverkehr, Rechnungsstellung, Postbearbeitung. Hat uns wirklich gut gefallen, weil man das sehr flexibel halten kann ohne gleich eine feste Kraft einstellen zu müssen. Gerade für kleinere Betriebe ist das oft die sinnvollere Lösung als eine Halbtagsstelle.
Kann das mit dem flexiblen Ansatz nur bestätigen. Wir haben eine Zeit lang alles selbst gemacht, irgendwann wars einfach zu viel. Mittlerweile geben wir das Angebotswesen und die Terminkoordination ab. Der Aufwand für die Übergabe am Anfang ist nicht zu unterschätzen – man muss schon erklären wie man arbeitet und was man will – aber danach läuft das eigentlich. Würde sagen: mit 4-5 Leuten lohnt es sich spätestens dann, wenn du merkst dass dir die Verwaltung regelmäßig in den Abend reinläuft.
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